ASOAR Asociación Antioqueña de Radiología

ASOAR

Tratamiento de datos personales

La presente Política establece los lineamientos adoptados por la Asociación Antioqueña de Radiología – ASOAR para el tratamiento de datos personales y el ejercicio de los derechos de sus titulares.

Última actualización y entrada en vigencia: 1 de septiembre de 2026.

1. Identificación del responsable

La Asociación Antioqueña de Radiología – ASOAR, identificada con NIT 890.984.809-2, con domicilio en Medellín, Antioquia, actúa como Responsable del Tratamiento respecto de las bases de datos sobre las cuales determina las finalidades y medios de tratamiento.

2. Marco normativo

Esta Política se adopta en desarrollo del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás disposiciones que reglamenten, modifiquen, sustituyan o complementen el régimen colombiano de protección de datos personales.

3. Alcance

Esta Política aplica al tratamiento de datos personales realizado por ASOAR respecto de asociados, miembros, usuarios registrados, participantes en actividades académicas, conferencistas, proveedores, contratistas, aliados, contactos y demás personas naturales cuya información sea legítimamente incorporada a sus bases de datos.

4. Principios

ASOAR realizará el tratamiento observando, entre otros, los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

5. Categorías de información

ASOAR podrá tratar, según corresponda:

  • datos de identificación;
  • datos de contacto;
  • datos relacionados con membresía o vinculación institucional;
  • información relacionada con actividades académicas y eventos;
  • información necesaria para administrar permisos de acceso a recursos privados;
  • registros administrativos;
  • información técnica necesaria para la utilización segura de sus plataformas digitales.

6. Finalidades del tratamiento

ASOAR podrá tratar datos personales para:

  1. administrar relaciones institucionales, académicas, gremiales y administrativas;
  2. crear, mantener y administrar cuentas de usuario;
  3. identificar y autenticar usuarios;
  4. verificar condiciones y permisos para acceder a servicios o recursos determinados;
  5. gestionar seminarios, congresos, cursos, talleres, charlas y demás actividades académicas;
  6. administrar registros de participación y actividades institucionales;
  7. gestionar comunicaciones de carácter institucional;
  8. atender peticiones, consultas, reclamos y solicitudes;
  9. gestionar relaciones con proveedores, contratistas, aliados y terceros;
  10. mantener la seguridad de los sistemas, gestionar accesos y prevenir fraude o utilización no autorizada;
  11. elaborar análisis, estadísticas e indicadores internos, procurando utilizar información agregada o anonimizada cuando resulte suficiente;
  12. cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes;
  13. ejercer o defender los derechos e intereses legítimos de ASOAR cuando resulte necesario.

7. Autorización

Cuando la legislación exija autorización del Titular, ASOAR procurará obtener un consentimiento previo, expreso e informado y conservar evidencia que permita acreditar razonablemente su otorgamiento.

Antes o al momento de solicitar la autorización se informarán las finalidades relevantes del tratamiento, los derechos del Titular y los canales disponibles para ejercerlos.

No será necesaria autorización en los eventos expresamente exceptuados por la legislación colombiana.

8. Datos sensibles

ASOAR evitará solicitar datos sensibles salvo cuando su tratamiento resulte necesario, exista una finalidad legítima y se cumplan las condiciones establecidas por la legislación.

Cuando corresponda solicitar autorización para datos sensibles, se informará al Titular sobre el carácter sensible de la información y sobre la facultad de abstenerse de autorizar su tratamiento, salvo las excepciones legales.

9. Datos de niños, niñas y adolescentes

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes deberá respetar sus derechos prevalentes y únicamente se realizará cuando resulte jurídicamente procedente y se cumplan los requisitos especiales establecidos por la legislación.

Los servicios digitales de ASOAR no están concebidos principalmente como servicios dirigidos a menores de edad.

10. Derechos de los titulares

Los titulares podrán:

  • conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
  • solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales;
  • ser informados respecto del uso dado a sus datos;
  • presentar consultas y reclamos;
  • solicitar la supresión de los datos o revocar la autorización cuando resulte jurídicamente procedente;
  • acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento;
  • presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas correspondientes, después de agotar el trámite previo ante ASOAR cuando así lo exija la ley.

11. Personas legitimadas para ejercer los derechos

Los derechos podrán ser ejercidos por:

  • el Titular, previa acreditación de su identidad;
  • sus causahabientes, previa acreditación de dicha calidad;
  • su representante o apoderado debidamente acreditado;
  • quien actúe por estipulación a favor de otro o para otro cuando resulte jurídicamente procedente;
  • los representantes legalmente facultados en relación con los derechos de menores de edad.

12. Consultas

Los Titulares o las personas legitimadas podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos administradas por ASOAR.

Las consultas serán atendidas dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informarán al interesado las razones de la demora y la fecha en que se responderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13. Reclamos

Cuando un Titular considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un posible incumplimiento de las normas de protección de datos, podrá presentar un reclamo.

El reclamo deberá contener como mínimo:

  • identificación del Titular;
  • descripción de los hechos que originan el reclamo;
  • datos de contacto para recibir respuesta;
  • documentos que se pretendan hacer valer, cuando correspondan.

Si el reclamo resulta incompleto, ASOAR podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las deficiencias. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que se presente la información requerida, se entenderá que el reclamante ha desistido.

Cuando quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, deberá trasladarlo a quien corresponda dentro de los términos legalmente aplicables e informar al interesado.

Recibido el reclamo completo, cuando corresponda se incluirá en la base de datos una anotación de “reclamo en trámite” y el motivo correspondiente dentro del término legal.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Si no fuere posible resolverlo dentro de dicho término, se informarán las razones de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

14. Canal de atención

Las consultas, solicitudes o reclamos relacionados con protección de datos personales podrán presentarse a:

Asociación Antioqueña de Radiología – ASOAR
Asunto sugerido: Protección de datos personales
Correo: administracion@asoaronline.com
Dirección: Calle 34 # 43-66, Oficina 1043, Medellín, Antioquia, Colombia.
Teléfono / WhatsApp: +57 312 897 9479.

ASOAR podrá solicitar la información razonablemente necesaria para comprobar la identidad, representación o legitimación de quien formula la solicitud.

15. Requisito previo para acudir a la autoridad

El Titular o su causahabiente podrá elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el procedimiento de consulta o reclamo ante ASOAR cuando este requisito resulte aplicable.

16. Transmisiones y transferencias

ASOAR podrá utilizar proveedores y terceros para la prestación de servicios tecnológicos, administrativos, de almacenamiento, alojamiento, comunicaciones, seguridad y demás actividades necesarias para cumplir sus finalidades.

Las transmisiones o transferencias nacionales o internacionales de información se realizarán de acuerdo con las condiciones y requisitos establecidos por el régimen colombiano de protección de datos personales.

17. Seguridad y confidencialidad

ASOAR adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables destinadas a evitar la adulteración, pérdida, consulta, utilización o acceso no autorizado o fraudulento a la información.

Las personas que intervengan en el tratamiento deberán respetar las obligaciones de confidencialidad aplicables incluso después de finalizar su relación con las actividades que impliquen tratamiento de información.

18. Vigencia y conservación

Esta Política entra en vigencia el 1 de septiembre de 2026.

Las bases de datos y la información sometida a tratamiento permanecerán vigentes durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir sus finalidades y durante los periodos adicionales exigidos por disposiciones legales, contractuales, administrativas o probatorias.

19. Documentos relacionados